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前言

按eLTC流程,投标工作是其中非常重要的一环。招投标是一项规范而严肃的工作,各方均需在相关法律和规则范围内运作,违反其中条款将会引起投标被废或其他负向事件。如果前续流程运作不扎实,只是被动投标成功率一般不大。本文由笔者多年实际投标经验总结而成,既可为新人带来较全面的投标干货,也可以为投标工作老手提供“SOP”式的指引参考。本文介绍三块工作,一是常规招标方的公开招标流程;二是应标方的“标前引导”工作简述;三是应标关键SOP工作。

正文

一、招标方公开招标流程

二、标前引导

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(一)标前引导的作用

1.通过在标前阶段的客户引导,可以先入为主地对网客户的招标文件施加影响,使客户的招标文件的内容有利于突出我司产品的优势;

2.结合客户需求给友商设置一定技术障碍;

3.可以对客户选型以及客户高层的决策思维方式产生影响,增加我方项目的把握度。

(二)标前引导的操作方法

1.从客户整体维度:年初/年末得到客户“三滚”(三年滚动计划)或当年/次年项目建设计划。选择其中的机会点尽早布局运作;

2.从某个项目维度:标前引导切入的最好时间点是甲方“立项”开始(即上述流程的第一个环节)其中,主要工作是充分获取甲方需求,二是引导尽可能多的预算。

3.客户引导主要工作:制定客户引导策略和实施计划、招标书/可研报告引导、技术汇报/交流会、公司及样板点参观考察、投标/答标阶段技术澄清/引导。

三、投标关键SOP工作

首先,建立组织:建议组建一个临时投标项目组或指定一位牵头人负责所有投标工作。这样对公司来讲,有一个抓手。

然后投标重点工作如下:

(一)报名:

1. 在规定时间内尽早报名,下载招标文件了解要求,评估应标工作。

2. 报名及后续投标人所有环节(资质文件、投标文件、授权书等)的公司名称完全一致(以营业执照为准,不得用简称),如果公司名其中带括号的:中文名称使用中文括号,英文名称使用英文括号。

3. 报名成功后如需标书费,在限期内处理标书费(银行回单只能留指定的投标人联系人姓名),按投标主体指定联系人邮箱发送回单扫描件。

4. 招标文件下载,并检查是否完备。

5. 投标函中应答人地址需与营业执照一致,不可为现办公地址

6. 公司资质:有的投标报名条件中,需要投标单位具备某一资质。注意:资质主体公司名也必须与投标公司一致。母公司提供子公司的资质或子网公司提供母公司的资质均无效。

7. 联合体声明:

如果招标文件声明:本项目不接受联合体应答。则如果以联合体应标则被否决。

如果招标文件声明:本项目允许联合体应答。则要注意以下四点:

(1)联合体协议和签署相应文件必须齐全。联合体协议明确联合体主投标方和各方权利义务;联合体各方不得再以自己名义单独或参加其他联合体在同一标段中投标。

(2)由同一专业的单位组成的联合体,按照资质等级较低的单位确定资质等级。这一规定的目的是,防止资质等级较低的一方借用资质等级较高的一方的名义取得中标人资格,造成中标后不能保证建设工程项目质量现象的发生。

(3)不同专业资质的,两家或以上单位组合达到要求即可。达到强强联合互补交付的目的。

(4)联合体中标后,联合体各方分别与招标人签订,就中标项目向招标人承担连带责任。

8.提示:关于应答有效期的理解:

(1)怎样理解应答有效期?

此有效期是保证招标人有足够的时间在开标后完成评标、定标、合同签订等工作而要求投标人提交的投标文件在一定时间内保持有效的期限。从应标文件递交应答文件截止日起计算。如:招标要求“应答有效期:120日历天”。“应标文件递交应答文件截止日”为2021年9月5日,则应答有效期到:2022年1月3日。

(2)这时间点影响哪些材料?

核心就一点:所有应标材料的有效期必须在2022年1月3日以后,否则应标可能被否决。最常见的材料有:法定代表人授权委托书中的授权日期晚于2022年1月3日以后;所有资质文件有效期截止时间晚于2022年1月3日。

(二)投标保证金(如果需要)

1. 在规定时间内通过投标人基本账户交足额的投标保证金。备注内容按招标要求填写,一般要求填写项目编号/招标编号。

2. 在投标文件中张贴银行回单和开户证明

3. 如果以保函形式,需反馈保函扫描件,重点检查保函受益人(一定是招标方,非招标代理机构),且保函原件在开标时间带到开标现场,以备核查。

4. 以上两种形式,都要严格核查保证期,必须与招标函中的应标有效期对应,保证期要晚于应答有效期。

(三)投标文件制作

1. 充分解读《XX项目XX项目招标比选文件》和《XX项目技术规范书》,如果招标有其它重要文件,也要留意解读。

(1)先安排投标项目组成员分工解读,标注注意事项。然后投标负责人召集评审会,会上讨论本次投标重点事项和确定投标疑问处理方案。

(2)重点解读章节:投标人资格项、前附表、评分办法、投标文件格式等,特别留意与之前招标要求不一致的地方。

2. 投标主体资质要求

(1)资质证书主体名称与投标主体一致(以营业执照为准)。

(2)资质证书在有效期范围内(应对应答有效期)。

3. 如果需要外采产品投标,则及时向供应商发送招标要求,提出共同投标工作的配合要求。

(1)如果参与之前“标前引导”工作的,应尽早对外采产品选型,并向供应商“报备”,以期形成项目利益共同体。

(2)一般发送以下材料:

A. 完整或部分的《XX项目XX项目招标比选文件》和《XX项目技术规范书》,是否发送其它文件根据具体招标要求确定,如,是否发送授权文件的模版。一般需要供应商提供的材料有:产品授权书、服务承诺书、应标要求的产品及产品制造商资质文件(如:ISO9001证书、产品第三方权威检验报告等)。

B.发送被授权的投标主体名称和《营业执照》

C.发送本次招标针对厂商的注意事项:

a. 要求盖章的主体,是总公司还是分公司

b. 要求授权的期限日期

c. 材料回收的期限日期

(3)供应商发回资料的检查

A. 检查供应商资料类别和数量是否齐全

B.授权文件和服务承诺函:检查授权主体名称、授权投标商名称、地址(营业执照中的地址)、授权项目名称、招标编号/项目编号、授权日期、授权期限、盖章(必须是公章,不得是投标章或合同章)、水印(有时候为了防止资料被作他用,会在每次投标中打上“仅用于XX项目投标用”,这XX项目要与招标文件中项目名称完全一致)等是否正确。

注意:制造商授权书中抬头:致_________________,要填写“招标人”,不要填“招标代理机构”。可能被视为无效。

C.针对招标文件中要求提供的投标参数要求,检查供应商提供的检验报告是否包含了招标要求的所有*号项,并明确具体索引位置,对照检验报告是否符合招标文件每一项*号要求。

D.产品证明文件(如:ISO9001、CCC、进网证等):检查有效期是否过期,证书上主要产品名称和型号一定要对应检查相关资料是否吻合(如:与报价表、技术方案吻合)

4. 投标文件的制作

(1)投标文件的格式严格按《XX项目招标比选文件》的目录和顺序制作,非要求“自拟”的格式不得修改其原模版。

(2)投标文件中项目名称一定与招标文件完全一致。要注意的是:有的项目进行第二次招标,会在原项目名称后加“(第二次)”千万不能丢。关联投标材料中授权文件、承诺函等都要求一样,否则严重情况下会被废标。

(3)注意目录和页码要正确,避免目录错乱,文件分节导致页码不连续、重复等问题。

(4)投标文件中要求进行签字、盖章的地方需要作标记。

5. 其它内容

(1)招标文件要求的承诺函要核对内容:如:对接承诺函注意公司名称和承诺期限以及日期;

(四)投标文件检查

1. 初稿(未盖章版本)自查

2. 初稿交叉检查并修改

(1)检查人员采用WPS、WORD的“标注”功能标记修改点

(2)PDF文件检查图片会显示图片的位置路径,不要显示出与投标主体冲突的内容。

3. 所有投标文件由负责人检查并修改,修改完成后召开会议评审修改点。保障每位检查人员标记点均得到覆盖。会上也会对标记点有疑惑的地方进行讨论确定。

(五)投标文件成形

1. 打印投标文件,检查文件完整性

2. 签字盖章。招标文件要求签字和盖章的地方必须执行。为保险起见,除此之外,可以每页盖章。

3.如果是纸质方式投标,则需要按招标文件“封包”要求“密封”。密封后对封包封面全方位盖章。

4. 如果是电子投标,则需注意以下事项:

(1)对上传之前的版本检查完整性(一般是PDF文件)。特别是经过软件转换的PDF文件,要检查其完整性和格式、内容是否产生变化。

(2)采用专机上传。即专门准备一台电脑上传标书。因为采购平台大多需安装控件和插CA证书。如果临时准备电脑可能造成非常多的兼容问题影响上传时间。

(3)一般采购平台对应标是单独填写并加密。所以要反复检查加密前的价格是否正确。

(4)检查每类上传文件是否对应(如:商务文件区域只能传商务文件等)。另外,如果文件较大,网则应分多个压缩包上传,防止采购平台处理过程因文件过大而损坏影响投标。

(5)检查上传文件的类别和数量是否完整。并截图留证。如果上传过程中发现采购平台问题影响上传,也要截图留证并及时告知维护单位处理。

(六)现场开标

1. 提前明确开标地点和开标时间,确保在开标时间点之前到达现场

2. 带上法人代表授权函盖章原件和本人身份证

3. 记录开标中各投标商情况和各自报价

(七)投标文件CheckList

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标签: 投资

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